Minha experiência aplicando workshop remoto

Há algum tempo aprendi a trabalhar com colegas e clientes a longa distância. No começo foi estranho, mas depois percebi que funciona (conto sobre essa experiência, aqui) e que todo mundo está somente a um clique.

Foram apresentações, pesquisas, trabalho colaborativo … tudo caminhando bem, até que um dia aconteceu algo inesperado pra mim. Meu time estava nos EUA rodando um workshop e dois dos participantes estavam na Colômbia. Me perguntaram um dia antes do workshop se eu poderia facilitar. Detalhe, eu estava em qual lugar? No Brasil!

Eu fiquei assim … um pouco em pânico. Bolaram um Excel e um ppt onde eu entraria pontualmente (online) com os participantes da Colômbia, pra rodar as atividades colaborativas, ao mesmo tempo que o pessoal do time dos EUA fazia as atividades na sala nos EUA, do mundo real.

Foi legal? Não, não foi bom. Avisada de última hora, rodando dinâmicas que outras pessoas tinham criado pra eu rodar. Me senti perdida com a planilha e não fluiu. Fiquei triste? Fiquei. E aprendi várias coisas. Minha chefe entendeu perfeitamente e concordamos que podia ter sido melhor.

Passou o tempo, passaram os times e vieram outros workshops. Eu fui melhorando. Antes do momento apocalíptico que estamos vivendo agora, tive a felicidade de trabalhar com um time alemão e rodamos outras dinâmicas. Rodei workshops com eles no Mural, que era a ferramenta oficial da empresa. Que felicidade de ferramenta. Continuei pensando que o time estar em outro continente não é ruim, nem mesmo estar do outro lado do planeta. Já trabalhei com colegas na Índia e dá certo também.

Agora, em empresa brasileira, a última coisa que achei seria que teria que rodar workshop remoto, mas aí, em uma semana tudo mudou. E onde estava eu? Rodando workshop remoto novamente!

Deixo abaixo algumas dicas pra vocês, porque, quando postei no LinkedIn que havia feito um workshop remoto, muita gente veio inbox me procurar pra pedir dicas. Aí vão:

1. Tenha o objetivo do seu workshop muito claro. As pessoas estão se reunindo para trabalhar para quê? Para resolver o que? Qual o propósito?
2. Prepare-se com afinco. Qual atividade vem primeiro, qual vem depois? O que você espera de cada uma delas?
3. Estipule tempo para cada atividade e respeite-o como na “vida real”;
4. Escolha as ferramentas com antecedência e as teste. Eu descobri (antes do workshop), por exemplo que não dava pra todo mundo colaborar ao mesmo tempo no Miro, só podia usar quem pagava a licença na empresa. Descobri na hora do workshop que não podia gravar a sessão com o Zoom, porque não sou o admin.
   Meu combinado foi ppt (pra apresentar a jornada, personas e contexto) + Zoom + ❤ Miro ❤;
5. Antes de rolar, mande um Save The Date pro pessoal se preparar.
   Ex:
   Venha preparado :)
   - procure um lugar com pouco barulho;
   - use fone de ouvidos;
   - deixe a câmera ligada, é importante para que possamos interagir durante todo o tempo;
   - tenha papel e lápis, vamos prototipar! Esteja preparado para tirar uma foto e subir no computador. Eu acho fácil fazer por Slack ou Whats;
   - se possível, dê uma navegada no Mural antes de iniciarmos;
   - qualquer dúvida, estou por aqui.
   Obrigada, Lara;
6. Antes de iniciar o workshop eu criei um grupo no Slack com os links e instruções. Assim ninguém fica perdido.
   Ex.
   Link vídeo workshop:
   https://zoom.us.12345
   Link esquenta:
   https://app.mural.co
   Link quadro do mural:
   https://app.mural.co
   Playlist de musica pra workshop ;) :
   https://open.spotify.com
   Link material de apoio:
   arquivo.pdf;
7. Peça, por favor, pra todos deixarem a câmera aberta (se a conexão permitir). Isso gera ligação entre vocês, humaniza a experiência e você pode sentir o clima do pessoal (às vezes vai baixar, rs);
8. O meu esquenta, foi na ferramenta que a gente ia usar pra trabalhar, assim as pessoas podiam se familiarizar com ela;
9. Fique atento se o pessoal está disperso, não está entretido na atividade ou se tem alguém que não está participando. “Traga a pessoa de volta”, faça uma brincadeira sobre você ou entre na dinâmica também (comigo funciona);
10. Como nesse workshop específico as pessoas iam prototipar e avaliar, eu escolhi rodar com 5 pessoas pra poder fazer com tranquilidade, você deve sentir se consegue dar conta do número de participantes, dependendo da atividade;
11. Acontece de alguém perder conexão, voltar. Deixe sempre um canal aberto pra pessoa se comunicar. Dani, uma amiga, deu a dica de ter mais de um facilitador pra socorrer essas pessoas e passar o que foi perdido;
12. O segredo é foco no objetivo do workshop, volte sempre a ele. Mantenha a disciplina, o clima leve e o bom humor. Afinal, você será o ponto focal, a liga.

No final eu rodo uma pesquisa, e pergunto se as pessoas gostaram e no que eu posso melhorar. Eu sempre aprendo. E também fico feliz quando as pessoas gostam.

“Algumas visualizações de tempo ficaram complexas (o Miro tem um cronômetro), talvez você avisar mais algumas vezes seja bacana, pq nem sempre o timer fica visível.”

“Achei a quantidade de pessoas ideal. Gostei do quebra gelo. Só fiquei meio cansado no final 😬. Mas adorei ter participado. A distância não interferiu em nada, ao meu ver.”

Espero ter ajudado. Vivendo e aprendendo. E lembre-se, não é o mais forte que sobrevive, mas sim, aquele que se adapta ;)